WORK
【うちの会議が長い！イライラ】
会議を効率化する3選
「この会議必要だった？」
「もうちょっと他のことに時間を使いたい」
「これって会議じゃなくて報告会じゃん」
まずこんな会議してないでしょうか？
- 必要のないメンバーも入れての会議(不満ランキングTOP)
- 事前にどんな会議をするか共有してない(不満ランキングTOP)
- いつも同じ人が発言してる(不満ランキングTOP)
- 会議のルールを決めてない(時間配分等)
- 目的があいまいで雑談が多い
本記事の内容
- 【日本の生産性】実は最下位なんです。
- 【会議効率化】すぐに実践できる3選を紹介
- まとめ
日本の生産性は主要先進国で最下位
生産性の低さの理由は、色々ありますがその１つが「無駄な働き方」です。
生産性のめちゃめちゃ高いドイツ
ドイツの平均労働時間はたった約1300時間
| 日本の平均労働時間 | 約1680時間 |
| ドイツの平均労働時間 | 約1300時間 |
「所定の時間内で業務を終わらせる文化」が根付いてる。
日本の平均労働時間は約1680時間と
ドイツは生産性が高いにも関わらず300時間下回っています。
時間で仕事をするのではなく、時間内で効率良く仕事を終わらせることで高い労働生産性につながってます。
⇨【有給取得率100%!?】真似したいドイツの働き方。比較あり。
働く時間が長いとミスが出る
「長時間働くとミスが多くなり仕事がはがどらなくなる」
と考える人が多くさっさと仕事を切り上げ、翌日のすっきりした状態で会議や仕事を続ける集中度は高い国です。
労働時間短い君が優秀!
家族や自分時間をめちゃめちゃ重視
家族との生活や自分の時間を大切にする代わりに、チームと同じ目標をしっかり共有しそれに向かって没頭するが多いです。
両方充実させることで、一辺倒な思考にならないかもしれないですね。
【会議効率化】すぐに実践できる3選を紹介
- 制限時間を設定する
- 会議のゴールを設定・事前にアジェンダを共有
- 役割分担・必要のない人間は入れない、もしくは退出させる
制限時間を設定する
人間が集中できる時間は15分・30分・90分
テレビ番組も10分~15分でCMを入れる構成になってます。
15分をワンブロックとして通常で30分、長くても90分以内におさえましょう。
時間が長くなっても疲労だけが溜まり、良いアイディアは生まれないはずです。
月１回の場合成長スピードは遅くなる
月に1回の会議を廃止し、週に1回15分or30分の場を設けてみてもいいかもしれませんね。
月に1回ではそれまで良いアイディアが浮かんでいても忘れてしまう可能性がある。良いアイディアであればすぐに実行について議論できます。
会議のゴールを設定・事前にアジェンダを共有
定例会議として、とりあえず集まる場・上司の顔色があるからで行っていないでしょうか？
「この会議の目的はなにか？」「何を目指す会議なのか？」を明確にして、事前にメンバーへ会議の場で議論できる場を目指しましょう。
Amazonは「30分の沈黙」からスタート
会議の冒頭に１枚の紙が配られ黙読します。
その紙は会議の目的を明確に示して、会議の背景やメンバーに向けた問い、次にやるべき事などが書かれておりメンバー全員が同じスタートラインから会議に集中し無駄なく会議が晋ことを目指しています。
役割分担・必要のない人間は入れない、もしくは退出させる
役割分担
意外と役割を立てずに進行するケースがあります。
司会はポジションがある人・当番を決めて行っても効果的です。
- 司会(意見交換が活発になるように調整・意見が言いづらいメンバーにも促す役割)
- 議事録係(記録として話した内容をまとめたり、関係者へ共有する役割)
会議の人数が多くなると意見が交錯・意見が言いづらい状況になり、結果良いアイディアは生まれなくなります。最小規模で開催できるように意識し、序盤だけで用事がすむ社員は退席させましょう。
Appleで有名なスティーブ・ジョブズは容赦無く会議から退席させた
ジョブズがAppleの広告代理店の会議にて新しくプロジェクトに呼ばれた女性に「あなたは誰だ？」という問いに営業プロジェクトに関係があった為、参加するよう要求されたと経緯を説明しました。
ジョブズは「私は今回の会議にあなたは必要ないと思う、ありがとう」と関係のない人間はバッサリ退席させたそうです。
当時オバマ大統領からの会議依頼でも、会議の参加者が多いということで断ったという話もあります。
必要のない人間はその人の貴重な時間を搾取してしまうとともに、生産性を低下させてしまいますね。
テレワークできる環境を選ぶ
テレワークとは？
テレワークとは
情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
※日本テレワーク協会より引用
テレワークは以下の総称
- 自宅で行う在宅勤務
- ワーケーション※観光地やリゾートなど働きながら休暇をとる
- サテライト/コワーキング※会社のサテライトオフィスなど
- モバイルワーク※電車や新幹線、喫茶店で行うもの
事実、僕自身も会社に行く「移動」の「労力」を嫌う人間だったので
事務所には行かず、ファミレスや自宅等でテレワークを行なっていました。
»【仕事に”熱意”がない】会社が嫌なら出社しなくていい【僕の社畜時代のルーティーン】
自分にとって最高な働き方とは？
2022年にコロナが普及してから
世界的にオンラインでの対面が浸透化してきました。
社会の無駄なことが浮き彫りになって
時代が変化しつつあります。
人間には合う合わないがありますので
自分に合った最高な働き方ができる会社を選択するのも1つです。
今の時代Wifiがある場所がほとんどです。
テレワークは通勤する必要がなく、自宅などで仕事ができますし
今まで移動に費やしていた時間を、家族との大切な時間や
逆に年収アップにつながるかもしれません。
まとめ
会議は単なる報告会ではない。
業種・業態・１つ１つの会議で目的は違います。
毎回変化もない冗長化した会議とはおさらばし、参加した人全てのが自分は何をすべきか・何の責任を負わなければいけないのか自覚する必要があります。
こちらの記事が少しでも参考になれば嬉しいです。
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